Seit Beginn der Pandemie hat die Digitalisierung endgültig Einzug in deutsche Unternehmen gehalten – durch Corona wurde die Bedeutung digitaler Prozesse sichtbar. Doch zu einer erfolgreichen Digitalisierung gehört weit mehr als der bloße Verzicht auf Papier! Was es auf dem Weg ins Digital Office zu beachten gibt, erfahren Sie hier.
Das papierlose Büro
Beim papierlosen Büro geht es – wie der Begriff bereits nahelegt – um den weitestgehenden Verzicht auf papiergebundene Dokumente. Stattdessen sollen sich die einzelnen Prozesse digital abspielen und so für mehr Effizienz, Kostenersparnis und Nachhaltigkeit sorgen
Der Weg ins Digital Office
Dass nicht jede E-Mail ausgedruckt werden muss, weiß man spätestens seit dem Aufruf „Think before you print“ der vor rund zehn Jahren immer häufiger am Ende zahlreicher elektronisch versendeter Mails zu finden war. Doch noch immer landen (zu) viele Dokumente im Ausgabeschacht eines Druckers, um anschließend im Reißwolf zu enden oder in Aktenordnern abgeheftet zu werden. An dieser Stelle sollten Unternehmen ansetzen und über die Einführung eines Enterprise Content Managementsystem (ECM) nachdenken.
Die Vorteile eines ECM
Ein ECM umfasst sämtliche Technologien und Tools, die bei der digitalen Verarbeitung von Dokumenten zum Einsatz kommen. Dazu gehört die Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung digitaler Schriftstücke bei gleichzeitiger Wahrung von Compliance und datenschutzrechtlichen Vorgaben. So gehen Sie mit einem ECM auch in Sachen Datenschutz und Datensicherheit auf Nummer Sicher.
Zusätzlich zu den Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems bietet ein ECM den Vorteil, dass es über die Speicherung und Archivierung hinaus auch die Bearbeitungsabläufe (Workflows) digitalisiert und damit automatisiert. So werden Vorgänge schneller abgeschlossen, Freigaben zeitnah erteilt und Entscheidungen sicher getroffen.
Die zentrale Dokumentenablage sorgt für effizienteres und flexibleres Arbeiten, da sie den Mitarbeitenden den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Informationen ermöglicht. Das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument ist ebenso möglich wie die Nachverfolgung der Änderungshistorie.
Papier mag geduldig sein – auf die Nutzerinnen und Nutzer trifft das in der Regel weniger zu. Auch hier unterstützt ein ECM: Dank Verschlagwortung und Volltextsuche ist die Wiederauffindbarkeit eines bestimmten Dokuments mit einem professionellen ECM kein Problem mehr. Bisher zeitraubende Routineaufgaben können dadurch schneller und einfacher durchgeführt werden, was sich wiederum positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden auswirkt.