Sicheres Dokumentenmanagement
Mit zukunftsfähiger Software ins Digital Office
Die fortschreitende Digitalisierung in der Geschäftswelt erfordert intelligente und zukunftsfähige Lösungen für Ihr Dokumentenmanagement. Durch den Einsatz geeigneter Dokumentenmanagement-Software (DMS) erhalten Sie Unterstützung beim effizienten Erfassen, Drucken, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung.
Die Mission der MODOX-Modern Documents GmbH zielt auf eine betriebswirtschaftliche, prozessuale und sicherheitstechnische Optimierung der Dokumentenlenkung und digitalen Archivierung ab. MODOX ist Ihr Partner für professionelle Beratung, Projektentwicklung und Implementierung von ECM- und DMS-Projekten. Diese werden umgesetzt mit den ELO Business Solutions.
Die ELO Business Solutions
Unsere MODOX Eigenentwicklungen
So profitieren Sie von einem DMS
1. Zentralisierte Datenverwaltung
Ein DMS ermöglicht die zentrale Speicherung aller Unternehmensdokumente in einem einheitlichen System. Statt wichtige Dateien auf verschiedene Abteilungen verteilt zu haben, können alle Berechtigten jederzeit und von überall auf die zentral abgelegten Informationen zugreifen. Dies reduziert nicht nur Suchzeiten, sondern stellt sicher, dass stets die aktuellste Version eines Dokuments verwendet wird.
2. Automatisierte Workflows
Ein modernes Dokumentenmanagement-System automatisiert viele repetitive Aufgaben, wie die Genehmigung von Dokumenten oder die Zuordnung von Dateien zu Projekten. So werden Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert. Außerdem können Sie mit einem DMS klare Zuständigkeiten festlegen, was die Nachverfolgbarkeit von Prozessen vereinfacht.
3. Revisionssicherheit und Compliance
Unternehmen sind häufig an gesetzliche Vorgaben und Aufbewahrungspflichten gebunden. Eine Dokumentenmanagement-Software gewährleistet revisionssichere Abläufe. Alle Änderungen werden protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer welche Anpassungen vorgenommen hat. Dies erleichtert die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken.
4. Kosteneinsparungen
Durch den Einsatz eines DMS-Systems werden physische Dokumentenablagen überflüssig. Dies spart Platz und reduziert Materialkosten für Papier, Druck und Archivierung. Darüber hinaus entfallen zeitaufwändige manuelle Suchprozesse und Archivierungen, was die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigert und letztlich Kosten senkt.
5. Sicherheit und Zugriffsmanagement
Mit einer Dokumentenmanagement-Software können Sie sensible Daten gezielt schützen. Zugriffskontrollen und Rollenverteilungen stellen sicher, dass nur autorisierte Mitarbeitende bestimmte Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Backups bieten zusätzlichen Schutz vor Datenverlust oder Cyberangriffen.
6. Schnelle Implementierung und Skalierbarkeit
Ein weiterer Vorteil von DMS-Lösungen ist ihre schnelle Implementierung und Anpassungsfähigkeit. Sie lassen sich einfach in bestehende IT-Strukturen integrieren und können je nach Unternehmenswachstum flexibel skaliert werden. Ob Sie ein kleines Start-up oder ein großes Unternehmen führen – eine Dokumentenmanagement-Software wächst mit Ihnen.
Unser DMS-Service für Sie
Wir stehen Ihnen bei Fragen und Problemen mit Ihrer Dokumentenmanagement-Software zur Seite – schnell und unkompliziert. Unser speziell geschultes Serviceteam kümmert sich gerne telefonisch oder per Mail um Ihr Anliegen. Sie leisten den Second-Level-Support und koordinieren den Third-Level-Support zwischen Kunde und Hersteller.
Support-Hotline: +49 761 130 95 600
E-Mail: DMS-Support@modox.net
Wissenswertes zum Thema Dokumentenmanagement
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die effiziente Verwaltung, Organisation und Speicherung aller Unternehmensdokumente. Es unterstützt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und sorgt dafür, dass Dokumente sicher, schnell und rechtskonform verarbeitet werden.
Ein DMS optimiert Ihre dokumentenbezogenen Prozesse, indem es Arbeitsabläufe automatisiert, die Dokumentenzugänglichkeit verbessert und die Zusammenarbeit im Team effizienter gestaltet. Dies führt zu einer gesteigerten Produktivität, einer besseren Zugriffskontrolle und mehr Sicherheit in Ihrem Dokumenten-Workflow.
MODOX bietet umfassende Beratung und Dienstleistungen zur betriebswirtschaftlichen, prozessualen und sicherheitstechnischen Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse an. Unser Ansatz umfasst den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten (Lifecycle Management), von der Erstellung bis zur rechtskonformen Archivierung, und wird individuell auf jeden Kunden zugeschnitten.
Ja, MODOX bietet maßgeschneiderte DSM-Lösungen, die sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne geeignet sind. Unsere Dokumentenmanagement-Software passt sich flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen an, um die Effizienz zu maximieren und Kosten zu senken, unabhängig von der Unternehmensgröße.
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Kontaktieren Sie uns gerne. Unser DMS-Expertenteam hilft Ihnen bei der Optimierung Ihres Dokumentenmanagements.