Tschüss händische Dokumentenverteilung und hallo Output Management!
Das Output-Management allgemein?
Ein System, welches Dokumente automatisch generieren kann, ist ein Output Management. Das umfasst aber auch die Erstellung sowie Steuerung von elektronischen und physischen Dokumenten. Wichtig dabei ist das einheitliche Erscheinungsbild, das sich durch die Vorlagen zieht und die Einhaltung des Corporate Designs wahrt. Da Unternehmen über immer mehr Kanäle kommunizieren, kann mit dem Einsatz eines Output Managements gezielt hier angesetzt werden. Diese Lösung unterstützt und verbessert unterschiedliche Prozesse und trägt somit zu einem reibungslosem Kommunikation- und Dokumentationsfluss bei.
Auch wenn der Schritt zum digitalen Versand von Geschäftsdokumenten den Arbeitsalltag vereinfachen kann, geht mit neuen Prozessen auch ein Anstieg der Komplexität einher.
Das Wichtigste: Wählen Sie ein Design, welches Ihrem Corporate Design entspricht. Da Vorlagen die Basis der Dokumentenerstellung sind, sollten diese leicht zu bedienen und für jeden Mitarbeitenden zugänglich sein. Eine komplizierte Nutzung, die umfassende Vorkenntnisse verlangt, ist nicht zu empfehlen. Besser ist es ein Vorlagendesign bereitzustellen, das schnell und einfach zu bedienen ist.
Aufgaben eines Output Management Systems
Mithilfe eines Output Management Systems werden Inhalte formatiert und im Corporate Design über die richtigen Kanäle an die gewünschten Empfänger weitergegeben.
- Das Corporate Design ist das Erscheinungsbild des Unternehmens. Visuell und sprachlich wird die Unternehmensmarke inszeniert, das kann durch das Logo, die Farben des Unternehmens und die Typografie ausgedrückt werden.
Der Datenaustausch erfolgt elektronisch und sorgt für positive Kundenerfahrungen. Interne Prozesse, welche die Arbeit und Organisation betreffen, können auf die Unterstützung des Output Managements zählen. Dabei zählen zu seinen Aufgaben die Sammlung, Aufbereitung und auch Konvertierung der Inhalte. Die Unterlagen müssen im richtigen Format und über die Kanäle an die Zielgruppe verteilt werden – auch das muss gewährleitstet sein. Zudem sollte das Output Management dafür sorgen, dass interne Systeme über Schnittstellen verknüpft sind.
Grundsätzlich gilt: Output Management soll den Arbeitsalltag nicht erschweren, sondern eine Entlastung sein.
- Ein Unternehmen besteht aus verschiedenen Bereichen. Diese funktionieren nicht isoliert, sondern als ein großes Ganzes. Prozesse und deren Anforderungen sollen durch ein Output Management vereint werden. Eine klar nachvollziehbare Dokumentation dieser Prozesse ist ein Gewinn für intern und extern, ein professioneller Auftritt nach außen steht für Qualität und Verbindlichkeit.
Der Einsatz eines Output Managements hat auch die Umsetzung effizienterer Versandmöglichkeiten zur Aufgabe. So wird der postalische Versand von Unterlagen digitalisiert – das spart Kosten für Papier und Porto, doch mehr zu den Vorteilen im nächsten Abschnitt.
Ist ein Output Management System ein Must-have in Unternehmen?
Unternehmen, die ihre Dokumente einfach, schnell und effizient intern managen und nach extern versenden möchten, sollten diese Vorteile überzeugen:
- Einfache Arbeitsprozesse = glückliche Mitarbeitende: Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden ihren Workflow
- Zeit sparen: Optimierung des Ressourceneinsatzes von Mitarbeitenden
- Kosten senken: Druck- und Versandkosten werden durch effizientere Prozesse sowie digitale Möglichkeiten der Distribution verringert.
- Ressourcen schonen: Weniger Druckaufträge bedeutet eine Senkung des Bedarfs an Papier, Tinte und Strom.
- Übersicht schaffen: Alle Dokumente werden an einem Platz zentral und ordentlich gesammelt.
- Sicherheit maximieren: Die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung werden erfüllt.
- Einheitlichkeit gewährleisten: Durch die Einhaltung des Corporate Designs, entsteht eine konsequente Einheitlichkeit im Design der Dokumente.
- Bedienung vereinfachen: Das Drucken, Bearbeiten, Speichern und Lesen der Dokumente wird den Nutzenden erleichtert.
- Fehler reduzieren: Weniger Fehler durch die technische Übernahme von Erstellung und Verteilung der Dokumente. Das lässt Copy-and-paste kein Thema mehr sein. Ein Pluspunkt, wenn es um die korrekte Übernahme von Informationen geht.
- Kontrolle: Einen zentralen Überblick behalten – ob Print oder digital, Schnittstellen zu Archivsystemen gewährleisten.
Das Output Management als Must-have im Unternehmen? Ja! Mit diesem System wird eine Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen realisiert, die detailliert und individuell auf die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden eingeht. Ein wahrer Gewinn für beide Seiten!
Deshalb benötigen Sie ein Output Management in Ihrem Unternehmen
Teamwork ist auch beim Output Management gefragt: Die erfolgreiche Arbeit mit einem Output Management erfolgt im besten Fall eng mit dem Dokumentenmanagement. Ein Zahnrad greift in das nächste, Prozesse müssen fließend ineinander übergehen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Output-Prozesse, die Effizienz in den Arbeitsalltag bringen, wirken sich auf die Kommunikation nach extern, aber auch nach intern positiv aus. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen und investieren Sie mit einem Output Management nachhaltig in die Zukunft Ihres Unternehmens.
Haben Sie Fragen zum Thema Output-Management oder möchten mit der Umsetzung der Lösung in Ihrem Unternehmen starten? Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie dabei sehr gerne!