Druckkosten senken mit diesen 5 Tipps
Inhalte des Artikels:
1. Tipp 1: Den richtigen Drucker wählen
2. Tipp 2: Verbrauchsmaterialien clever einsetzen
3. Tipp 3: Druckeinstellungen gezielt optimieren
4. Tipp 4: Druckumgebung analysieren – für volle Kostentransparenz
5. Tipp 5: Prozesse und Verhaltensweisen optimieren
Tipp 1: Den richtigen Drucker wählen
Die Wahl des Druckers hat einen entscheidenden Einfluss auf die Druckkosten pro Seite. Viele Geräte sind zwar in der Anschaffung günstig, verursachen aber hohe Folgekosten. Wenn Sie Ihre Druckkosten senken möchten, sollten Sie deshalb genau hinschauen. Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte:
- Drucker mit den geringsten Druckkosten zeichnen sich durch niedrige Seitenpreise, energieeffizientes Drucken und sparsame Verbrauchsmaterialien aus. Gerade bei regelmäßigem Einsatz helfen diese Modelle, die durchschnittlichen Druckkosten pro Seite deutlich zu senken, sowohl bei Laser- als auch bei Tintenstrahldruckern.
- Ein Drucker mit geringen Druckkosten lohnt sich besonders bei hohem Druckaufkommen. Investitionen in ein solches Gerät amortisieren sich in der Regel schnell. Dennoch ist es möglich, dass moderne Tintenstrahldrucker, beispielsweise mit XXL-Tanks oder Nachfüllsystemen die durchschnittlichen Druckkosten pro Seite senken.
- Führen Sie einen Druckkosten-Vergleich verschiedener Gerätetypen durch oder lassen Sie sich von uns (gegebenenfalls Q-FOX-Gruppe oder MODOX) kompetent beraten. Besonders bei hohem Volumen liegen die durchschnittlichen Druckkosten pro Seite bei Laserdruckern meist niedriger als bei Tintenstrahldruckern.
Druckkosten analysieren mit MODOX OptiPrint®

Ein transparenter Druckkostenvergleich lohnt sich. Neben den Druckkosten spielen auch Faktoren wie Wartungsaufwand und Lebensdauer von Komponenten eine Rolle. Ein Drucker mit niedrigen Druckkosten sollte möglichst wartungsarm sein und langlebige Bauteile wie Trommeln oder Fixiereinheiten enthalten. Das reduziert langfristig die Druckkosten pro Seite zusätzlich.
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Tipp 2: Verbrauchsmaterialien clever einsetzen
Neben dem Drucker selbst beeinflussen vor allem die laufenden Verbrauchsmaterialien Ihre tatsächlichen Druckkosten pro Seite und bieten großes Einsparpotenzial. Dazu zählen Tintenpatronen oder Tonerkartuschen, Papier, Bildtrommeln, Fixiereinheiten und Resttonerbehälter.
Gerade bei mittlerem bis hohem Druckaufkommen summieren sich diese Kosten schnell, daher lohnt sich hier besonders der Blick auf Drucker mit geringen Druckkosten. Nur durch eine ganzheitliche Betrachtung der Verbrauchsgüter lassen sich belastbare Aussagen über die tatsächlichen Druckkosten pro Seite treffen und gezielt senken.
Tipp 3: Druckeinstellungen gezielt optimieren
Neben den Materialien spielt auch die Konfiguration Ihrer Geräte eine entscheidende Rolle für die laufenden Kosten. Selbst moderne Drucker sind werkseitig nur selten auf Kosteneffizienz ausgelegt. Mit einigen gezielten Einstellungen reduzieren Sie Ihre Druckkosten sofort und dauerhaft, oft sogar ohne zusätzlichen Aufwand. Achten Sie dabei auf diese Punkte:
- Entwurfsmodus aktivieren: Reduziert Tinten- oder Tonerverbrauch bei internen Dokumenten.
- Duplexdruck (beidseitig): Spart bis zu 50 % Papier.
- Graustufen statt Farbe: Farbausdrucke sollten nur dort erfolgen, wo sie wirklich notwendig sind.
- Seitenformatierungen anpassen: Mehrere Seiten pro Blatt drucken, Schriftgrößen optimieren, Leerzeilen reduzieren.
- Standarddruck in Schwarzweiß festlegen: Gerade bei Netzwerkdruckern wichtig, um kostspielige Farbdrucke zu vermeiden.
Durch diese Maßnahmen senken Sie nicht nur die Druckkosten pro Seite, sondern optimieren auch die gesamte Ressourcennutzung in Ihrer Druckumgebung.
Tipp 4: Druckumgebung analysieren – für volle Kostentransparenz
Um gezielt eingreifen zu können, braucht es jedoch eine solide Datengrundlage: Die Analyse Ihrer Druckumgebung liefert genau diese Basis. Nur wenn Sie diese genau kennen – also alle im Einsatz befindlichen Drucker, deren Standorte, Auslastung, Verbrauchsmaterialien sowie Nutzerverhalten – können Sie gezielt und wirksam Ihre Druckkosten senken. Bei einer Druckanalyse werden folgende Daten erfasst:
Solch eine Bestandsaufnahme ist oft der erste Schritt, bevor es an die Optimierung geht. Sie erkennen damit überflüssige Geräte oder eine ineffiziente Nutzung und identifizieren, bei welchen Gütern Sie Einsparpotenzial haben. So schaffen Sie eine Grundlage, um Ihre Druckkosten zu berechnen und auch gezielt zu optimieren.
Tipp 5: Prozesse und Verhaltensweisen optimieren
Technik allein reicht meist nicht aus, um die Druckkosten effizient zu senken. Ebenso entscheidend ist das menschliche Verhalten im Umgang mit Druckern. Mit klaren Regeln, digitalisierten Abläufen und gezielten Einstellungen steuern Sie das Druckverhalten bewusst.
Druckrichtlinien einführen
Druckrichtlinien sorgen für klare Regeln im Umgang mit Drucksystemen und schaffen die Grundlage für kostensparendes Verhalten. Überlegen Sie dabei, welche Dokumente farbig, in hoher Qualität oder auf Spezialpapier gedruckt und welche standardmäßig in Schwarzweiß oder im Entwurfsmodus erstellt werden sollten. Legen Sie außerdem fest, ob bestimmte Materialien (z. B. Briefpapier) nur für externe Kommunikation vorgesehen sind.
Kommunizieren Sie diese Richtlinien offen und zugänglich für alle Mitarbeitenden, beispielsweise durch Aushänge an Druckstationen oder über das Intranet. Nur so können alle bewusst und einheitlich handeln.
Follow-Me-Printing einsetzen
Beim Follow-Me-Printing sendet der Nutzer den Druckauftrag nicht an ein bestimmtes Gerät, sondern an eine zentrale Warteschlange. Der Ausdruck startet erst, wenn sich die Person direkt am Drucker identifiziert, beispielsweise per Chipkarte, PIN oder Login.
Diese Technik hat mehrere Vorteile:
- Fehldrucke und vergessene Ausdrucke entfallen, weil der Druck nur erfolgt, wenn das Dokument wirklich abgeholt wird.
- Vertrauliche Dokumente bleiben geschützt, da sie nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen.
- Die Anzahl an Mehrfachdrucken sinkt, weil Mitarbeitende nicht versehentlich denselben Auftrag mehrfach starten.
In der Praxis reduzieren Sie so nicht nur Druckkosten, sondern auch Papier- und Tonerverbrauch deutlich.
Geräte zentralisieren und richtig positionieren
Einzelplatzdrucker sind in vielen Büros immer noch verbreitet. Dabei verursachen sie hohe Kosten pro Seite, weil sie ineffizient, selten genutzt und schwer zu warten sind. Stattdessen lohnt es sich, Drucker strategisch zu platzieren:
- Zentralisieren Sie Druckgeräte, sodass mehrere Mitarbeitende gemeinsam ein leistungsfähiges System nutzen.
- Platzieren Sie Geräte dort, wo sie tatsächlich gebraucht werden, etwa in der Nähe von Teams mit hohem Druckvolumen.
Vermeiden Sie Überkapazitäten, indem Sie das tatsächliche Druckverhalten analysieren und auf dieser Basis entscheiden, wie viele Geräte wirklich notwendig sind.
Mitarbeitende sensibilisieren
Technische Maßnahmen reichen nicht aus, entscheidend ist das Verhalten derjenigen, die tagtäglich drucken. So fördern Sie den bewussten Umgang mit Druckressourcen:
Je besser Ihre Mitarbeitenden über Kosten und Einsparpotenziale informiert sind, desto verantwortungsbewusster gehen sie mit den Drucksystemen um.
Druckberichte regelmäßig auswerten
Viele moderne Drucksysteme oder Management-Tools ermöglichen detaillierte Druckauswertungen. Nutzen Sie diese aktiv und regelmäßig, um gezielt auf Einsparpotenziale zu reagieren. Stellen Sie sich bei der Analyse diese Fragen:
Auf Basis dieser Berichte können Sie technische Einstellungen anpassen, weitere Schulungen anstoßen oder Richtlinien gezielt überarbeiten. So entwickeln Sie kontinuierlich Ihre Druckstrategie datenbasiert weiter.
Fazit: Druckkosten senken ist ein Prozess
Wer die Druckkosten dauerhaft senken will, braucht mehr als günstige Geräte oder Sparpapier. Es geht um eine ganzheitliche Optimierung: vom passenden Drucker mit geringen Druckkosten, über bewusst eingesetzte Materialien, bis hin zur strukturierten Analyse der Prozesse und Druckumgebung.
Erst wenn all diese Faktoren zusammenspielen, werden aus einzelnen Maßnahmen dauerhafte Einsparungen – messbar über Druckkosten pro Seite, pro Monat oder pro Nutzer.
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FAQ
Sie können Ihre Druckkosten senken, indem Sie gezielt Druckeinstellungen anpassen (z. B. Entwurfsmodus, Duplexdruck), günstigeres Papier für interne Ausdrucke verwenden und das Nutzerverhalten optimieren. Auch ein Drucker mit niedrigen Druckkosten oder der Umstieg auf zentralisierte Drucklösungen ermöglicht erhebliche Einsparungen.
Die durchschnittlichen Druckkosten pro Seite variieren stark und sind von Druckertyp, Tinten- bzw. Tonerpreis und Druckverhalten abhängig.
Bei Tintenstrahldruckern sind die Seitenpreise deutlich höher als bei Laserdruckern.
Um Ihre Druckkosten zu berechnen, addieren Sie alle relevanten Faktoren:
- Kosten für Tinte oder Toner
- Papierverbrauch
- Stromkosten des Druckers
- Wartungs- und Reparaturaufwand
Teilen Sie diese Summe durch die Anzahl der gedruckten Seiten. So erhalten Sie Ihre Druckkosten pro Seite. Für eine genauere Analyse greifen Sie am besten auf ein Druckmanagement-Tool oder eine Druckkostenanalyse zurück.
Lassen Sie sich hierzu von einem Experten oder einer Expertin beraten.
Wenn Sie auf der Suche nach dem Drucker mit den niedrigsten Druckkosten sind, sollten Sie auf die Tinten- oder Tonerpreise, eine hohe Reichweite der Verbrauchsmaterialien und eine energieeffiziente Bauweise achten.
Besonders effizient sind bei hohem Druckvolumen Laserdrucker. Tintenstrahldrucker mit Nachfüllsystem (z. B. EcoTank) eignen sich hingegen optimal für farbige Ausdrucke.
Im Druckkostenvergleich schneiden Laserdrucker oft besser ab, wenn Sie viel in Schwarzweiß drucken. Die durchschnittlichen Druckkosten pro Seite bei Laserdruckern liegen häufig unter denen von Tintenstrahldruckern, insbesondere bei hoher Auslastung.
Tintenstrahldrucker sind dagegen bei geringerem Druckvolumen und Farbdruck meist günstiger, wenn Sie Geräte mit preiswerten Patronen oder Nachfüllsystemen wählen.
Betriebsmittel wie Tinte, Toner, Papier, Bildtrommeln und Fixiereinheiten machen oft den größten Anteil an den laufenden Druckkosten aus. Wer hier auf kompatible Produkte, Großpackungen und bewusstes Nutzerverhalten setzt, senkt seine Druckkosten pro Seite erheblich.
Ja – eine professionelle Analyse Ihrer Drucklandschaft hilft Ihnen dabei, versteckte Kosten zu identifizieren und gezielt zu senken. Sie erhalten konkrete Daten zur Geräteauslastung, zu den durchschnittlichen Druckkosten pro Seite und zum Druckverhalten Ihrer Mitarbeitenden. Diese Informationen sind die Grundlage, um langfristig Ihre Druckkosten zu senken – strategisch und messbar.
Nutzen Sie reale Zahlen: Vergleichen Sie Geräte, Verbrauchsmaterialien und Energieverbrauch über den gesamten Lebenszyklus. Ein günstiger Anschaffungspreis bedeutet nicht automatisch niedrige Druckkosten im Vergleich. Rechnen Sie daher immer auf Basis der Kosten pro Seite und berücksichtigen Sie auch Serviceverträge, Wartung und Ausfallzeiten.
Kontakt
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