Multifunktions­drucker für Unternehmen: Das sollten Sie wissen

Kriterien bei der Auswahl eines Multifunktionsdruckers

Die Wahl des richtigen Multifunktionsdruckers beeinflusst Effizienz, Kosten und Sicherheit im Büro. Verschiedene Faktoren entscheiden darüber, ob ein Gerät den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.

1. Laser vs. Tinte – welche Technologie ist besser?

   Laserdrucker bieten eine hohe Druckgeschwindigkeit und eine lange Lebensdauer der Tonerkartuschen. Sie produzieren kostengünstig große Druckvolumina und eignen sich besonders für mittlere und große Unternehmen, die täglich viele Dokumente ausgeben. Tintenstrahldrucker liefern hochwertige Farbdrucke mit scharfer Detailauflösung. Sie haben geringere Anschaffungskosten, was sie für kleine Unternehmen attraktiv macht.

2. Druck- und Scanleistung

   Die Druckgeschwindigkeit, gemessen in Seiten pro Minute (ppm), bestimmt, wie schnell große Druckaufträge abgearbeitet werden. Eine hohe Scanleistung beschleunigt digitale Arbeitsprozesse und erleichtert das Erfassen von Dokumenten. Leistungsstarke MFPs verarbeiten auch umfangreiche Scanaufträge zuverlässig und ermöglichen zusätzliche Funktionen wie Duplex-Scanning, bei dem beide Seiten eines Dokuments automatisch eingelesen werden.

3. Papierkapazität, Medienvielfalt und ADF-Funktionen 

   Multifunktionsdrucker für Unternehmen sollten ausreichend Papierkapazität besitzen, um auch größere Druckaufträge ohne ständiges Nachfüllen zu bewältigen. Die Unterstützung unterschiedlicher Medienformate erhöht die Flexibilität im Büroalltag. Die automatische Dokumentenzuführung (ADF) erleichtert das schnelle Einlesen mehrseitiger Dokumente und steigert die Effizienz. Zusatzfunktionen wie Mehrfachfach-Optionen oder spezielle Papierschächte für Etiketten und Umschläge erweitern die Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen.

4. Konnektivität und Schnittstellen: Netzwerk, Cloud und mobile Lösungen

   Moderne MFPs bieten vielfältige Anschlussmöglichkeiten wie LAN, WLAN, USB und Cloud-Dienste. Mobiles Drucken erlaubt Mitarbeitenden, Dokumente direkt vom Smartphone oder Tablet auszugeben, ohne physisch am Gerät zu stehen. Eine nahtlose Integration in das Unternehmensnetzwerk gewährleistet schnellen Zugriff für alle Mitarbeitenden und ermöglicht zentrale Verwaltung über Druckserver oder Softwarelösungen.

5. IT- und Datensicherheit bei Multifunktionsdruckern

   Unternehmensdrucker müssen sensible Daten zuverlässig schützen. Funktionen wie Benutzer-Authentifizierung, verschlüsselter Druck und sichere Speicherlösungen verhindern unbefugten Zugriff und gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Sicherheit ist besonders in Unternehmen mit vertraulichen Daten entscheidend.

6. Software-Integration und Workflow-Automatisierung

   Multifunktionsdrucker lassen sich in Dokumentenmanagement-Systeme und bestehende Arbeitsprozesse einbinden. Workflow-Integration automatisiert Abläufe, zum Beispiel beim Scannen, Weiterleiten oder Archivieren von Dokumenten. Diese Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Dokumentenverwaltung im Unternehmen erheblich.

7. Betriebskosten und Wirtschaftlichkeit

   Neben Anschaffungskosten sollten Unternehmen die laufenden Kosten berücksichtigen. Toner, Wartung, Energieverbrauch und Serviceverträge beeinflussen die Wirtschaftlichkeit. Ein Blick auf die Seitenkosten pro Ausdruck hilft, die langfristige Rentabilität zu beurteilen und die Gesamtkosten planbar zu machen.

Multifunktionsdrucker für kleine Unternehmen: Worauf speziell KMU achten sollten

Multifunktionsdrucker für kleine Unternehmen sollten kompakt, vielseitig und kosteneffizient sein. Das Druckvolumen ist oft moderat, die Nutzerzahl begrenzt, und der Platz im Büro knapp.

• Die Wahl der Drucktechnologie hängt vom Bedarf ab: Tintenstrahldrucker liefern gute Farbdruckqualität bei geringen Anschaffungskosten, kleine Laserdrucker punkten mit hoher Geschwindigkeit und niedrigen Seitenkosten.
   
• Funktionen wie Workflow-Integration und ADF (automatische Dokumentenzuführung) steigern die Effizienz, indem Dokumente automatisch gescannt, archiviert oder weitergeleitet werden. Flexible Medienverarbeitung und mobile Druckmöglichkeiten über WLAN oder Cloud sorgen für Flexibilität im Arbeitsalltag.
   
• Auch die Betriebskosten spielen eine Rolle: Langlebige Toner oder Tintenpatronen, niedriger Stromverbrauch und einfache Wartung reduzieren langfristig die Ausgaben.
   

Ein gut ausgewählter Multifunktionsdrucker ermöglicht kleinen Unternehmen, effizient zu arbeiten, Kosten zu sparen und Arbeitsabläufe zu vereinfachen, ohne den begrenzten Platz oder das Budget zu belasten.

Häufige Fehler bei der Auswahl eines Multifunktions­druckers 

Bei der Auswahl eines Multifunktionsdruckers machen Unternehmen häufig ähnliche Fehler, die zu höheren Kosten, ineffizienten Abläufen oder Sicherheitsrisiken führen.

• Unterschätzung des Druckvolumens:
  Geräte, die nur für geringe Belastung ausgelegt sind, können bei häufigem Gebrauch schneller verschleißen und höhere Folgekosten verursachen.
   
• Fehlende Sicherheitsfunktionen:
  Drucker ohne Benutzer-Authentifizierung, verschlüsselten Druck oder gesicherte Netzwerkzugriffe können sensible Unternehmensdaten gefährden.
   
• Folgekosten vernachlässigen:
  Toner, Tintenpatronen, Wartung und Energieverbrauch haben einen entscheidenden Einfluss auf die langfristige Wirtschaftlichkeit.
   
• Fehlende Integration in bestehende Arbeitsprozesse:
  Geräte, die nicht nahtlos in Softwarelösungen oder Workflows eingebunden werden können, verlangsamen die Dokumentenverwaltung und erhöhen den Verwaltungsaufwand.
   

Die sorgfältige Beachtung dieser Punkte verhindert Fehlentscheidungen und sorgt dafür, dass der Multifunktionsdrucker für das Unternehmen effizient, sicher und wirtschaftlich arbeitet.