Die FALK GmbH & Co KG ist eine der größten unabhängigen Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften in Deutschland und zählt zu den Top 20 der Branche. Den ganzheitlichen Anforderungen des Mittelstands wird die FALK-Gruppe mit spezialisierten Leistungen in verschiedenen Tochtergesellschaften gerecht und ist mit zehn Standorten in sechs Bundesländern immer nah bei ihren Mandanten.
Branche: Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Unternehmensberatung
Mitarbeiter: rund 400
Standorte: 10 Standorte in 6 Bundesländern
Um den Ansprüchen des Mittelstandes gerecht zu werden, gehen die Leistungen von FALK weit über die klassische Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung hinaus. Die FALK-Experten beraten unter anderem in Fragen der Digitalisierung und IT-Sicherheit und sind in Sondersituationen an der Seite ihrer Mandanten: Bei Nachfolgegestaltungen, Unternehmenstransaktionen, in wirtschaftlich schwierigen Phasen sowie bei internationalen Fragestellungen.
Der Schriftverkehr bei FALK erfolgt an den zehn Standorten entweder auf Deutsch, Englisch oder Französisch. Für Standardschreiben werden der Briefkopf sowie das Logo verwendet, Schreiben der Geschäftsführung dagegen werden auf Spezialpapier mit geprägtem Logo gedruckt. In der Summe bedeutet das 60 verschiedene Briefvorlagen, die stets auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen, was mit einem großen Zeitaufwand verbunden ist.
Um den strukturellen Voraussetzungen bei FALK gerecht zu werden, bedarf es einer intelligenten Vorlage, die ohne viel Aufwand das jeweils benötigte Dokument erstellt. Nach einer eingehenden Bedarfsanalyse haben die Experten von MODOX ein Word-Dokument entwickelt, das beim Öffnen sämtliche variablen Inhaltsbereiche anbietet: Adresse des Standorts, Sprache der Grußfloskeln, korrekte und aktuelle Fußzeile, verwendetes Briefpapier. Nachdem der Anwender die einzelnen Kriterien ausgewählt hat, erhält er eine CI-konforme Vorlage, die sich stets auf dem aktuellen Stand befindet.
Dank der Reduzierung der Briefvorlagen von 60 auf genau eine wurde der Zeitaufwand für die Anwender deutlich verringert. Die Mitarbeiter bei FALK können sich nun ganz auf den Inhalt ihres Dokuments konzentrieren, da die formalen Vorgaben erfüllt sind. Bei Änderungen z.B. im Kreis der Geschäftsführer oder der FALK Standorte muss dies nur an einer zentralen Stelle eingepflegt werden. Damit wird das Risiko formal fehlerhafter Schreiben deutlich gesenkt bzw. gänzlich beseitigt.
Als renommierte Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft führt FALK u.a. jährlich zahlreiche Jahresabschlussprüfungen durch.
Auftragsbestätigungsschreiben, u.a. für eine solche Prüfung, bestehen aus standardisierten Textbausteinen, welche - je nach Art der Prüfung und Rechtsform des zu prüfenden Unternehmens - angepasst werden müssen. Sie müssen stets den aktuellen Vorgaben entsprechen, weshalb sie akribisch geprüft werden, bevor sie an den Mandanten geschickt werden. Dies ist mit großem Zeitaufwand verbunden.
Wofür auf dem Markt keine Softwarelösung zu finden war, fand MODOX mithilfe der gängigen Microsoft Office Produkte praktikable Lösungen. Zunächst führten die Experten von MODOX gemeinsam mit FALK eine ausführliche Bedarfsanalyse durch. Hierbei wurden die einzelnen Textbausteine sowie die verschiedenen Bedingungen und Voraussetzungen ihrer Verwendung ermittelt.
Auf dieser Grundlage entwickelte MODOX dann einen intelligenten Dokumentengenerator, der vor dem Öffnen eines neuen Dokuments detailliert abfragt, welche Art von Auftragsschreiben erstellt werden soll. Der Anwender legt die einzelnen Kriterien im Auswahlmenü fest und erhält so ein Dokument, das ausschließlich die Textbausteine beinhaltet, die benötigt werden.
Der eigens für FALK konzipierte Dokumentengenerator umfasst alle notwendigen Textbausteine, welche zu rund 80 unterschiedlichen Dokumenten zusammengestellt werden können. Er ermöglicht die Automatisierung von Routinearbeiten, wodurch Fehler minimiert werden und die Anwender ein verlässliches Ergebnis erhalten. Der Zeitaufwand für die Anwender wird spürbar verringert und die Nutzerfreundlichkeit erhöht.
„Durch die Schaffung der Vorlagen und des Dokumentengenerators wurde unsere Arbeit effizienter und die Fehleranfälligkeit hat sich reduziert. Wir sind froh über diese gelungene Lösung."
FALK GMBH & CO KG
Silke Meyer-Arnold, Team Assistentin
MODOX Office Consulting hilft dabei, die Möglichkeiten der Microsoft Office Produkte voll auszuschöpfen und diese oft unterschätzten Werkzeuge optimal für die Geschäftsprozesse in Unternehmen zu nutzen. Dokumente werden standardisiert und automatisiert; Arbeitszeit wird hinzugewonnen und Fehlerquellen werden minimiert.
Auf der Grundlage der intelligenten Word Dokument-Vorlagen für FALK wurden mittlerweile für weitere Kunden ähnliche Modelle entwickelt, was beweist: Intelligente Dokumente kann jedes Unternehmen gebrauchen!
