Wenn Printserver, dezentrale Druckerverwaltung oder veraltete Geräte Ihre IT belasten oder Sicherheitsrisiken bergen, kann der Schritt in Richtung cloud-basiertes Drucken und smartes Druckmanagement echte Entlastung bringen. Genau hier setzen Managed Print Services (MPS) an.
Sie unterstützen all jene im Unternehmen, die für eine reibungslose, sichere und effiziente Infrastruktur verantwortlich sind und eine moderne, digital vernetzte Druckumgebung gestalten möchten.
Viele Unternehmen kämpfen mit veralteten oder ineffizienten Prozessen in der Dokumentenverarbeitung und stehen vor folgenden Hürden:
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Druckinfrastruktur sicher, kosteneffizient und zukunftsfähig zu gestalten. Klassische Printserver, dezentrale Geräteverwaltung und unsichere Druckprozesse werden zunehmend zu einem Risiko.
Managed Print Services bieten hier einen strategischen Ansatz:
Mit Managed Print Services entwickeln Unternehmen eine Drucklandschaft, die nicht nur funktioniert, sondern aktiv zur Digitalisierung beiträgt.
Ein anschauliches Beispiel liefert der Kunde CRONIMET: Im Rahmen der Neukonzeption ihres Paper-Output-Managements wurde die bestehende heterogene Druckerflotte konsolidiert und durch eine zentral verwaltete MPS-Lösung ersetzt. Dabei konnten die Geräteanzahl signifikant reduziert und die internen Output-Prozesse deutlich optimiert werden.
Durch die Umstellung gelang eine Reduktion der Prozesskosten um knapp 70 %, Verbrauchsmaterialkosten sanken und unnötige Ausdrucke gehören heute der Vergangenheit an. Zudem profitiert CRONIMET von standardisierten Sicherheitsfeatures, zentraler Geräteverwaltung und deutlich gesteigerter Nutzerzufriedenheit.
Sicherheit ist eines der stärksten Argumente für den Einsatz moderner MPS-Lösungen und für viele IT-Verantwortliche heute ein entscheidender Faktor bei der Auswahl einer modernen und sicheren Druckinfrastruktur.
Mit Secure Printing oder Follow-Me-Printing wird ein Dokument erst dann gedruckt, wenn der Anwender oder die Anwenderin sich am Gerät authentifiziert.
Das verhindert:
Ein professionelles Print Management stellt sicher, dass Druckdaten verschlüsselt übertragen werden – unabhängig davon, ob der Auftrag vom Desktop, Smartphone oder aus der Cloud kommt.
Über eine zentrale Managementoberfläche werden:
automatisch und einheitlich ausgerollt. Das reduziert Angriffsflächen und erhöht die Compliance.
Managed Print Services schaffen Transparenz: Unternehmen können genau nachvollziehen, wer wann welches Dokument gedruckt, kopiert oder gescannt hat. Dies ist ein wichtiger Bestandteil moderner Compliance-Anforderungen.
Gerade in Branchen mit sensiblen oder datenschutzpflichtigen Informationen (z. B. HR, Recht, Medizin, Finanzen) ist Dokumentensicherheit nicht nur Komfort, sondern Pflicht. Eine MPS-Lösung mit verschlüsselter Übertragung, Zugriffskontrollen und protokollierten Druckvorgängen hilft, Compliance-Richtlinien einzuhalten und das Risiko unbeabsichtigter Datenlecks deutlich zu minimieren.
Optimierte Druckprozesse bedeuten weniger Energie- und weniger Papierverbrauch. Gleichzeitig wird durch zentralisierte Steuerung verhindert, dass unkontrollierte Geräte oder Formen von Schatten-IT – also nicht genehmigte oder außerhalb der IT-Richtlinien genutzte Drucklösungen – zu einem Sicherheitsrisiko werden.
Cloud Printing verändert die Art, wie Unternehmen Dokumente drucken, verwalten und freigeben. Besonders in Kombination mit Managed Print Services entsteht ein leistungsstarkes Fundament für moderne Arbeitsumgebungen.
Sie profitieren dadurch von folgenden Vorteilen:
1. Drucken ohne lokale Printserver
Cloudbasierte Lösungen eliminieren klassische Printserver vollständig. Das bedeutet:
2. Standortunabhängiges Drucken
Cloud Printing ermöglicht es Mitarbeitenden, unabhängig vom jeweiligen Arbeitsort zu drucken, egal ob sie sich im Büro, im Homeoffice, unterwegs mit dem mobilen Endgerät oder an unterschiedlichen Unternehmensstandorten befinden. Dadurch werden Druckprozesse deutlich flexibler und optimal für hybride Arbeitsmodelle nutzbar.
3. Cloud-Workflows automatisieren Prozesse
Cloud-Workflows ermöglichen durchgehend automatisierte Abläufe: Dokumente können direkt in Cloud-Ordner wie OneDrive oder SharePoint gescannt, per OCR verarbeitet, automatisch weitergeleitet, freigegeben oder revisionssicher archiviert werden. Diese nahtlose Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet Mitarbeitende spürbar.
4. Skalierbarkeit – ideal für wachsende Unternehmen
Cloudbasierte Druckumgebungen sind von Natur aus flexibel und lassen sich jederzeit erweitern. Neue Geräte, Teams oder ganze Standorte können problemlos integriert werden, ohne dass bestehende Strukturen aufwendig angepasst werden müssen. Das macht die Lösung besonders attraktiv für Unternehmen, die wachsen oder ihre Organisation dynamisch weiterentwickeln.
5. Cloud Printing ist sicherer als klassische Druckumgebungen
Mit Zero-Trust-Ansätzen, verschlüsselten Übertragungen und klaren Zugriffskontrollen erfüllen Cloud-Lösungen selbst strenge Sicherheitsvorgaben.
6. Zukunftssicherheit und Flexibilität
Cloudbasierte MPS-Lösungen sind besonders skalierbar: Bei Wachstum, Standortwechsel oder Remote-Arbeit lassen sich Geräte und Workflows flexibel anpassen. Zudem ermöglicht eine Cloud-Anbindung neue Services wie mobiles Drucken, Dokumentenarchivierung oder Dashboard-Analysen einfacher zu integrieren.
Der wahre Mehrwert entsteht, wenn beide Bereiche – Sicherheit und Cloud – miteinander verschmelzen. Managed Print Services sorgen dafür, dass:
Damit entsteht eine ganzheitliche Lösung für modernes Druckmanagement, die sowohl die Effizienz steigert als auch die Sicherheitsstandards hebt.
Dann lohnt sich eine professionelle MPS-Analyse: Mit einer Bestandsaufnahme Ihrer Druckinfrastruktur lassen sich Einsparpotenziale, Sicherheitslücken und Optimierungsmöglichkeiten transparent aufzeigen. Dies ist ein erster Schritt zu nachhaltigem und komfortablem Drucken.
Für alle, die unternehmensweite Prozesse verantworten und eine sichere, zukunftsfähige Infrastruktur gestalten möchten, führt heute kaum ein Weg an Managed Print Services vorbei.
Durch die Verbindung von Cloud-Workflows, Cloud Printing, Secure Printing und einem zentralen Print Management schaffen Unternehmen eine Druckumgebung, die sicher, skalierbar, kosteneffizient, nachhaltig und zukunftsorientiert ist.
Wer im Zuge der Digitalisierung höchste Sicherheitsstandards einhalten möchte, sollte den Schritt zu professioneller Managed Print Services Beratung in Betracht ziehen – als wichtigen Baustein für eine moderne, stabile und sichere Büroinfrastruktur.
Managed Print Services sind servicebasierte Lösungen, die das gesamte Druckmanagement eines Unternehmens optimieren. Dazu gehören die Verwaltung der Druckerflotte, automatisierte Prozesse, Verbrauchsanalysen, Sicherheitskonzepte und die Integration von Cloud-Workflows.
MPS sorgen für sicheres Drucken durch Funktionen wie Secure Printing, Benutzerauthentifizierung, verschlüsselte Datenübertragung und zentrale Richtlinienverwaltung. Dadurch sinken Risiken für Datenlecks und Compliance-Verstöße erheblich.
Secure Printing – auch Follow-Me-Printing – verhindert, dass Dokumente offen am Drucker liegen bleiben. Ausdrucke werden erst nach Authentifizierung freigegeben. Das schützt vertrauliche Informationen und erhöht die Dokumentensicherheit nachhaltig.
Cloud Printing ermöglicht das Drucken über eine Cloud-Plattform statt über lokale Printserver. Mitarbeitende können dadurch standortunabhängig, flexibel und per Smartphone, Laptop oder Tablet drucken – ideal für hybride Arbeitsumgebungen.
Cloud-Workflows automatisieren viele Schritte im Dokumentenprozess:
Das spart Zeit, verringert Fehler und steigert die Effizienz im Dokumentenmanagement.
MPS stellen sicher, dass Cloud Printing sicher, stabil und datenschutzkonform implementiert wird. Sicherheitsrichtlinien, Updates und Geräteverwaltung laufen zentral, während Cloud-Workflows nahtlos integriert werden.
Unternehmen senken Kosten durch weniger Verbrauchsmaterial, optimierte Druckerstandorte, serverlose Cloud-Print-Umgebungen, automatisierte Prozesse sowie reduzierten IT-Support-Aufwand. Viele Unternehmen sparen 20–30 % der Druckkosten, einige sogar deutlich mehr.
Eine professionelle MPS-Beratung umfasst:
Damit entsteht eine sichere und zukunftsfähige Druckinfrastruktur.
Ja, durch Cloud Printing, mobile Apps und sichere Authentifizierungsmethoden ermöglichen MPS eine flexible Nutzung unabhängig von Standort oder Endgerät.
Durch optimiertes Druckverhalten, weniger Fehldrucke, effiziente Geräteflotten und digitale Workflows sinken Energieverbrauch und Papierbedarf spürbar. Das führt zu einer nachhaltigeren Druckumgebung.
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